ค่าใช้จ่ายไม่มีใบเสร็จ และวิธีกันรายจ่ายต้องห้ามทางภาษีด้วยการใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

เจ้าของธุรกิจนิติบุคคลจำนวนมากเจอสถานการณ์แบบนี้ซ้ำแล้วซ้ำเล่า จ่ายเงินสดจริงเพื่อจ้างช่างซ่อมประปา ซื้อวัตถุดิบจากชาวสวนในพื้นที่ หรือจ้างผู้รับเหมารายย่อยมาทำงานเล็ก ๆ น้อย ๆ แต่พอถึงเวลาขอใบเสร็จ คู่ค้าเหล่านั้นกลับตอบว่าไม่มีให้ เพราะไม่ได้จดทะเบียนเป็นร้านค้าหรือไม่คุ้นเคยกับระบบเอกสาร ปัญหาค่าใช้จ่ายไม่มีใบเสร็จแบบนี้ทำให้เจ้าของกิจการหลายคนจำใจไม่นำรายจ่ายก้อนนั้นมาลงบัญชีเลย ทั้งที่จ่ายเงินไปจริง เพราะกลัวว่าจะกลายเป็นรายจ่ายต้องห้ามทางภาษีทั้งที่จริงแล้วมีเครื่องมือทางบัญชีอย่างใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินที่ช่วยแก้ปัญหานี้ได้อย่างถูกต้องตามหลักสรรพากร

ก่อนอื่นต้องเข้าใจก่อนว่าสรรพากรมองเรื่องนี้อย่างไร ตามประมวลรัษฎากรมาตรา 65 ตรี กำหนดว่ารายจ่ายที่ผู้จ่ายพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับเงิน จะถือเป็นรายจ่ายต้องห้ามทันที ดังนั้นหัวใจสำคัญไม่ได้อยู่ที่การมีใบเสร็จสวยงามเพียงอย่างเดียว แต่อยู่ที่การมี หลักฐานการจ่ายเงิน ที่พิสูจน์ตัวตนผู้รับได้ ซึ่งกรมสรรพากรได้กำหนดเอกสารทางเลือกไว้หลายระดับ หากไม่มีใบเสร็จรับเงินตามปกติ ก็ยังมีใบสำคัญรับเงินหรือ มาตรา 65 ตรี นี้เองที่เปิดช่องให้ใช้เอกสารทดแทนได้ในกรณีที่พิสูจน์ตัวผู้รับเงินได้จริง และหากคู่ค้าไม่ยินยอมเซ็นรับเงินในเอกสารใดเลย ก็ยังมีทางออกสุดท้ายคือให้พนักงานของกิจการเองเป็นผู้จัดทำ ใบสำคัญจ่าย ควบคู่กับหลักฐานอื่นประกอบ

แก้ปัญหารายจ่ายต้องห้ามทางภาษีด้วยใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ได้อย่างไร

ใบแทนใบเสร็จรับเงินคือเอกสารที่กรมสรรพากรยอมรับให้ใช้ในกรณีที่กิจการจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือบริการแต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้จริง วิธีใช้งานคือให้พนักงานของกิจการที่เป็นผู้จ่ายเงินจริงเป็นคนกรอกรายละเอียดและลงลายมือชื่อรับรองการจ่ายเงินนั้นด้วยตนเอง โดยต้องระบุวันที่ รายการที่จ่าย จำนวนเงิน และชื่อผู้รับเงินให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะทำได้ เอกสารนี้เองที่ช่วยให้รายจ่ายต้องห้ามทางภาษีในความหมายของมาตรา 65 ตรี ไม่เกิดขึ้น เพราะกิจการสามารถพิสูจน์ได้ว่ามีการจ่ายเงินจริงและใครเป็นผู้รับ ผ่านการตรวจสอบจากใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินนั่นเอง

แต่ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินเพียงใบเดียวยังไม่แข็งแรงพอในสายตาผู้ตรวจสอบ สิ่งที่ทำให้เอกสารนี้น่าเชื่อถือขึ้นมากคือการแนบหลักฐานประกอบที่พิสูจน์ได้จริงว่ามีธุรกรรมเกิดขึ้น เช่น สลิปการโอนเงินผ่านธนาคาร ภาพถ่ายสินค้าหรือหน้างานที่จ้างทำ สำเนาบัตรประชาชนของผู้รับเงิน หรือแม้แต่บันทึกข้อความยืนยันการจ้างงาน ยิ่งมีเอกสารประกอบมากเท่าไหร่ น้ำหนักความน่าเชื่อถือของรายจ่ายก้อนนั้นก็ยิ่งมากขึ้นเท่านั้น เพราะกรมสรรพากรจัดลำดับความน่าเชื่อถือของเอกสารไว้ชัดเจน โดยเอกสารที่บุคคลภายนอกเป็นผู้ออกให้จะน่าเชื่อถือที่สุด รองลงมาคือเอกสารที่กิจการออกให้บุคคลภายนอก และเอกสารที่กิจการจัดทำขึ้นใช้เองอย่างใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินจะมีน้ำหนักน้อยที่สุด จึงต้องอาศัยหลักฐานแวดล้อมมาเสริมให้แน่นหนา

ลองนึกภาพธุรกิจก่อสร้างรายเล็กที่จ้างช่างฝีมือรายวันจากในพื้นที่มาช่วยงานหลายครั้งต่อเดือน หากไม่มีการจัดทำเอกสารใด ๆ เลย เมื่อสิ้นปีบัญชีปิดงบ รายจ่ายค่าแรงเหล่านี้ทั้งหมดจะถูกบวกกลับเป็นกำไรสุทธิทางภาษี ทำให้ธุรกิจต้องเสียภาษีจากกำไรที่สูงกว่าความเป็นจริงมาก ทั้งที่เงินก้อนนั้นจ่ายออกไปจากกระเป๋าจริง แต่ถ้าธุรกิจเดียวกันนี้จัดทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินทุกครั้งที่จ่าย พร้อมแนบสลิปโอนเงินและถ่ายภาพหน้างานเก็บไว้เป็นหลักฐาน รายจ่ายก้อนเดียวกันนี้จะสามารถนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้อง ไม่ต้องทิ้งเงินก้อนนั้นให้สูญเปล่าไปกับภาษีที่ไม่จำเป็นต้องจ่าย

สิ่งสำคัญที่ต้องย้ำคือ วิธีนี้เหมาะกับรายจ่ายจุกจิกที่มีมูลค่าไม่สูงและเกิดขึ้นเป็นครั้งคราวเท่านั้น หากเป็นรายจ่ายก้อนใหญ่หรือเกิดขึ้นเป็นประจำกับคู่ค้ารายเดิมซ้ำ ๆ ควรผลักดันให้คู่ค้าจดทะเบียนและออกเอกสารที่ถูกต้องตามกฎหมายแทน เพราะการพึ่งพาใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินมากเกินไปอาจถูกผู้ตรวจสอบตั้งข้อสังเกตได้เช่นกัน

สรุปแล้ว ค่าใช้จ่ายไม่มีใบเสร็จไม่ได้แปลว่าต้องยอมทิ้งเงินก้อนนั้นไปเสมอไป หากมีการวางระบบเอกสารที่รัดกุมตั้งแต่ต้นทาง ทั้งใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินและหลักฐานประกอบที่ครบถ้วน ธุรกิจก็ยังสามารถนำรายจ่ายเหล่านั้นมาหักลดกำไรสุทธิทางภาษีได้อย่างถูกต้อง แต่การตัดสินใจว่ารายจ่ายแบบไหนใช้เอกสารทดแทนได้ แบบไหนเสี่ยงเกินไป มักต้องอาศัยประสบการณ์ของทีมบัญชีที่คุ้นเคยกับแนวทางของกรมสรรพากรจริง ๆ การให้ทีมรับทำบัญชีช่วยวางระบบเอกสารตั้งแต่ต้นปี และให้ตรวจสอบบัญชีทบทวนความครบถ้วนก่อนปิดงบ จะช่วยให้ธุรกิจไม่ต้องเสียทั้งเงินที่จ่ายไปจริงและภาษีที่ไม่ควรต้องจ่ายเพิ่มไปพร้อมกัน

แหล่งข้อมูลอ้างอิง

• หลักเกณฑ์การใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินและเอกสารประกอบการลงบัญชี กรมสรรพากร: https://www.rd.go.th/fileadmin/download/15277290359.pdf
• รายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี และลำดับความน่าเชื่อถือของเอกสาร กรมสรรพากร: https://www.rd.go.th/publish/seminar/seminarSMEdoc_20062559.pdf
• วิธีจัดทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินสำหรับรายจ่ายที่ไม่มีบิล iTAX media: https://www.itax.in.th/media/%E0%B8%A3%E0%B8%B2%E0%B8%A2%E0%B8%88%E0%B9%88%E0%B8%B2%E0%B8%A2%E0%B8%97%E0%B8%B5%E0%B9%88%E0%B9%84%E0%B8%A1%E0%B9%88%E0%B8%A1%E0%B8%B5%E0%B8%9A%E0%B8%B4%E0%B8%A5/